二维条码的应用

    |     2008年2月18日   |   标准   |     评论已关闭   

二维条码的应用
二维条码国际标准的制订,显示其应用已是国际趋势。二维条码在台湾方面的发展,从1993年由黄庆祥教授引进至今,已完成多项应用,政府单位如经济部、国防部、环保署、叁军总医院皆有应用案例,民间企业也已有多家使用,其中尤以松岗图书公司的应用最为成功。本章将介绍二维条码在国外及在台湾成功应用的代表案例,并分析台湾二维条码的应用趋势。
二维条码的应用范围
二维条码具有储存量大、保密性高、追踪性高、抗损性强、备援性大、成本便宜等特性,这些特性特别适用於表单、安全保密、追踪、证照、存货盘点、资料备援等方面。

表单应用:公文表单、商业表单、进出口报单、舱单等资料之传送交换,减少人工重覆输入表单资料,避免人为错误,降低人力成本。  

保密应用:商业情报、经济情报、政治情报、军事情报、私人情报等机密资料之加密及传递。  

追踪应用:公文自动追踪、生产线零件自动追踪、客户服务自动追踪、邮购运送自动追踪、维修记录自动追踪、危险物品自动追踪、後勤补给自动追踪、医疗体检自动追踪、生态研究(动物、鸟类…)自动追踪等。  

证照应用:护照、身分证、挂号证、驾照、会员证、识别证、连锁店会员证等证照之资料登记及自动输入,发挥「随到随读」、「立即取用」的资讯管理效果。  

盘点应用:物流中心、仓储中心、联勤中心之货品及固定资产之自动盘点,发挥「立即盘点、立即决策」的效果。  

备援应用:文件表单的资料若不愿或不能以磁碟、光碟等电子媒体储存备援时,可利用二维条码来储存备援,携带方便,不怕折叠,保存时间长,又可影印传真,做更多备份。
二维条码的引进须知
二维条码是资料自动收集(Automatic Data Collection or Capture, ADC)的新资讯科技,引进二维条码要有下列七项基本认识:

配合一维条码要与现有的一维条码配合,不是要取代现有的一维条码。 

选择公开码要选择已成为公开码的二维条码开放系统,以免被厂商非公开码的封闭系统所套牢。 

选择国际标准要选择已被国际标准组织(如ISO、ANSI等) 所认定的二维条码,以免公司资讯无法与外界交换,造成重复投资与资源浪费。 

选择非独家供应的软硬体设备要选择有多家厂商能供应的二维条码软硬体设备,才能享受竞争价格的优惠,降低独家维修的风险。 

选择国内自行研发的二维条码系统要选择国内厂商自行研发的二维条码系统,因为国外直接引进的二维条码系统不容易配合客户需求而修改系统。 

选择能处理中文或多种语文的二维条码系统不能处理中文的系统对中国人实在不方便,因为使用有中文处理能力的二维条码系统,是办公室自动化的必然趋势,何况品质优越的二维条码系统本来就应有处理多国语文的功能。 

选择能与现有应用软体整合的二维条码系统二维条码系统编码所用的资料,是来自使用者的现有应用软体,其扫瞄所产生的资料也是送入使用者的现有应用软体,因此要选择能与现有应用软体整合的二维条码系统,才能发挥二维条码及现有应用软体的附加价值。
商业司公司预查登记申请作业应用案例
现行作业分析
现行公司预查登记作业的完整流程,包括公司名称预查申请、公司登记等二段作业,所有欲设立新公司或欲变更公司营业项目、公司资料的申请人须先至商业司办理公司预查或申请,经核准後再到所属的公司登记受理单位(分为台湾省、台北市、高雄市)办理公司登记,如图 11.3所示。
图 11.3 现行公司预查登记作业流程
从作业分析与多次的访谈中,发现目前公司预查登记作业流程中,最大的问题是发生在不断地重覆登录相同的资料,造成作业循环时间冗长。评估较佳的解决方案有二:(1)采用连线方式,(2)引进二维条码。但事实上,经济部商业司公司预查单位的资料库原已与地方政府公司登记受理单位连线,却遭遇到一些问题:

搜寻速度缓慢
商业司预查资料库的资料为全国性资料,故资料量相当大,造成连线搜寻的速度相当缓慢,其实公司登记受理单位大部分时候只需要该辖区的资料,而不需查询全国资料。

网路品质不佳
连线後仍发现时有错误发生,主要因为受网路品质影响,且连线技术较复杂,常因网路拥塞、传输冲撞而发生资料转换错误及出现系统错误讯息。

预查与登记人差异性大
很多人申请完预查後,不见得立即办理公司登记,目前的情况是发现两者人数相差很大,造成连线档案传输无法发挥其效益。
在另求解决方案的过程中,发现二维条码这种可携式资料库,正是解决这些问题的最佳方案。
二维条码的应用流程
本系统依不同角色的需求,可区分为申请人端、商业司端、公司登记受理端等叁个系统,实施後新的作业流程将如图11.4所示,大致上与目前并无太大差异,省去人员教育训练成本,而叁者间资料的流通是以二维条码做为串连元件,受理单位不必再以人工登录资料,避免输入错误的发生并加速作业时间。
图11.4 实施二维条码後的作业流程
实施效益
分析二维条码应用在公司设立预查登记作业所带来的重要效益,共包括以下几点:

改善资料的正确性利用二维条码输入公司预查申请资料,只有申请人需要打字,受理机关只要扫瞄二维条码即可,因此正确性几乎可达100%,改善原本登打的错误情形。 

资料登入的方便性由於受理机关只要扫瞄二维条码,提供最方便的登入方式,不需再重复登打,减去最繁复无效率的工作後,也大大提升了行政效率。 

减少资料重复登录工作目前公司预查登记申请作业中,资料登录耗费很多人力和时间,以高雄市政府而言,平均每天收件180件左右,每位工作人员忙於校对、打字,且因为目前申请单是以人工填写,因此时有字迹潦草难辨认的情形,改用二维条码後,这些困扰皆很容易的解决了。 

减少网路传输的成本及拥塞采用二维条码後,可分摊网路的负荷量,加快网路传输速率,此外,工作人员可自由选择连线或直接扫瞄二维条码,减少网路拥塞的情形。
出版业的应用
现况分析

国际标准书号及预行编目出版商於每本书完成叁校付印前,需逐案填写「统一编号、国际标准书号、预行编目申请单」,向中央图书馆申请政府出版品统一编号(只适用於政府出版品)、国际标准书号(ISBN)、预行编目(CIP)。出版商申请ISBN时,除填写前述申请单外,尚需附上该书打字定稿之书名页(内封)及版权页;若同时申请CIP,尚需加附目次页及序言等资料。出版商在取得ISBN及CIP後,依标准格式印制在版权页上。书名页需包括书名、着(译、编)者、出版者、出版年月;版权页需包括书名、着(译、编)者、出版者、出版年月、版次、定价,亦可加入发行、经销、印制者等相关资料。 

问题 重覆输入及人力浪费上述作业流程最大的问题是:人工登录、资料重覆输入、浪费宝贵的人力资源。具体而言,出版商要登录一次申请单、书名页、版权页等资料,中央图书馆又要将前述资料重新输入电脑,书局进书时又要重新建档一次,使用单位(机关、学校、公司及私人之图书馆)买书登录书目时又是重新建档一次。同样的资料,出版商、央图、书局、使用单位共要重覆输入四次,每本书建档校对至少要15分钟,四次就要浪费1小时,相当浪费人力。这尚不包括运输业送书时,出货、进货、点收等资料登录的人力浪费。
以松岗电脑图书股份有限公司为例

行销、库存管理应用国内专门出版电脑书籍的松岗书局,从1996年3月开始,在其出版书籍封底页印上二维条码,以做为该公司及下游经销商、书局或运销公司行销及库存管理之用。该二维条码存有图书代码、ISBN、书名(中文)、作者、书名(英文)、原着者、定价、发行者、出版日期、附书磁片等相关资料,利用「资讯随着产品走」的观念,只要扫瞄二维条码,上述资料就自动进入电脑,让松岗本身及其下游享受资料自动输入的效益,节省国家社会及企业人工输入资料的成本。松岗书局之二维条码如图11.5所示,其内容包括下列资料:

书 号:1101195

I S B N : 957-22-2057-8

书 名:资料处理与资料自动收集

作 者:黄庆祥.洪宝环.龚文仪.锺若君

出 版 社:松岗电脑图书资料股份有限公司

版 次:初版叁刷

出版日期:1996年8月

定 价:280元

登 记 证:局版台业字第3196号
图11.5 松岗书局应用二维条码之实例

编目管理应用松岗公司除了在底页印二维条码外,也配合国立中央图书馆的中文机读编目格式(Chinese MARC Format)或预行编目,在版权页或预行编目页印二维条码,如图11.6所示。任何图书馆若要做图书编目,只要轻轻松松扫瞄存有机读编目或预行编目的二维条码,编目资料就自动进入电脑,便可立即从印表机印出编目卡片,可缩短图书入库时间。此外,松岗书局亦与祥记资讯合作,将二维条码应用在其机读编目的作业,图11.6为重要科技文献指南的机读编目格式及其二维条码,图书馆只要扫瞄该机读编目的二维条码,编目资料就自动输入电脑的图书编目系统。
图11.6 机读编目应用实例


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